Een reis boeken bij Out in Africa

Klik hier om het boekingsformulier te downloaden. U kunt dit uitprinten en invullen. Vervolgens kunt u het scannen en mailen, faxen of per post naar ons toesturen. Graag ontvangen wij hierbij ook de kopiën van de paspoorten. Het boekingsproces verloopt meestal als volgt: 

1. Offerte. U benadert ons met uw eisen en wensen. Dit kan via het offerteformulier, per email, per telefoon of u komt langs (graag even afspraak maken zodat de juiste persoon u te woord kan staan). Wij maken dan een uitgebreide en vrijblijvende offerte / reisvoorstel.  De meeste offertes zijn zeer uitgebreid en bevatten naast  informatie over vluchten, autohuur, accommodatie, wat wel en niet is inbegrepen, bezienswaardigheden onderweg, huurvoorwaarden voor de voertuigen, etc. Tevens wordt een prijsindicatie gegeven op basis van de beschikbare informatie en onze ruime ervaring met prijsontwikkelingen ter plaatse. De prijs blijft onder voorbehoud van wijzigingen (bijv. brandstoftoeslagen, grote wisselkoersschommelingen, etc.) tot 3 maanden voor vertrek. Indien u hier de voorkeur aan geeft, kunnen we een vaste prijs afspreken maar dan moet u ook betalen op het moment dat de prijs wordt vastgezet. Tenslotte zit er bij de meeste voorstellen een landkaart met gemarkeerde route en brochures van de bestemmingen die wij voorstellen. De offertes is gratis en kan uiteraard worden aangepast op basis van uw (nieuwe) wensen en inzichten. U mag overigens ook delen van de reis open laten, bijv. voor familiebezoek of omdat u niet alles vast wil leggen. Wel richten wij ons op reizigers die een (bijna) volledige reis willen laten regelen. Losse vluchten, losse autohuur of losse accommodatie regelen wij niet.

2. Boeken. Wanneer u besluit te boeken, wordt u verzocht het boekingsformulier ingevuld, gedateerd en ondertekend terug te zenden. U wordt tevens verzocht een aanbetaling van 20% van de geschatte totale reissom te doen, plus de totale premie voor de gewenste verzekeringen. Indien de tickets direct geprint moeten worden, moeten deze ook vooledig betaald worden en wordt het bedrag voor de tickets ook onderdeel van de aanbetaling. Alleen op verzoek ontvangt u een factuur voor de aanbetaling. U heeft pas geboekt als zowel aanbetaling als boekingsformulier zijn ontvangen.  Na ontvangst van de aanbetaling en het boekingsformulier ontvangt u een schriftelijke bevestiging van ontvangst, plus verzekeringspolissen indien van toepassing.

3. Organiseren van de reis. Wij gaan vervolgens over tot boeken ter plaatse: op dat moment wordt ook de beschikbaarheid bekend. Mocht er iets niet lukken volgens plan, dan nemen we altijd contact op en leggen alternatieven voor. Wanneer alles geregeld is ontvangt u een kort bericht.  

4. Bevestigd reisschema en factuur. Normaal gesproken ontvangt u ca. 3 maanden voor vertrek het definitieve reisschema plus de factuur voor de definitieve totale reissom. Het resterende bedrag (d.w.z. definitieve reissom minus aanbetaling) dient uiterlijk 8 weken voor vertrek  bijgeschreven te zijn (bankrekening 13.34.66.353 t.n.v. OUT in Africa te Vlaardingen). Tevens ontvangt u de flyer Reisinformatie  met tips en wenken, bijvoorbeeld over reisdocumenten, gezondheid, bagage, geld, zelf rijden/ verkeer, wat wel en niet te doen in Afrika, etc. De resterende reissom moet 8 weken voor vertrek betaald zijn. 

5. Reisdocumenten
Vervolgens ontvangt u ca. 2 weken voor vertrek het laatste Reisschema, nu aangevuld met telefoonnummers en routebeschrijvingen en de tickets, vouchers en andere benodigde papieren. .

6. Feedback
Na afloop van de reis ontvangen we heel graag feedback in welke vorm dan ook. Zo houden wij mede onze informatie correct en volledig. U ontvangt hiervoor een kaartje of mailt.